Insourcing für KMU
Inhouse schlägt Outsourcing
In diesem Text erfahren Sie, warum KMU in den nächsten Jahren auf Insourcing setzen sollen und wo Unternehmen ansetzen können, um Ihre Insourcingziele mittelfristig zu realisieren, ohne Überlastungen zu riskieren.
Dieser Artikel basiert auf meinen Projekt-Erfahrungen der letzten 7 Jahre. Als Softwareentwickler, Gründer und CEO von ScaleUp Factory habe ich einen sehr praktischen Einblick in die betrieblichen Abläufe vieler Unternehmen. Dieser Text speist sich aus praktischen Erfahrungen und zahlreichen Gesprächen mit Unternehmern. Die Ergebnisse aus der Insourcingstudie der Hans-Böckler-Stiftung habe ich genutzt, um meine Beobachtungen mit der Datenlage zu vergleichen und um mich selbst davon zu überzeugen, dass ich kein Opfer der anekdotischen Evidenz wurde.
Outsourcing ist zu teuer, zu langsam und die Ergebnisse sind nicht gut genug.
Der Titel des Kapitels fasst die Hauptgründe zusammen, wieso KMU sich entscheiden, Kompetenzen wieder inhouse zu verlagern oder bestimmte Projekt inhouse umzusetzen. Von einem Insourcing-Trend kann man aber nicht reden und das bestätigt auch die Studie der Hans-Böckler-Stiftung.
Warum viele Unternehmen operative Kompetenz zurückholen wollen
In der Studie wurde Insourcing insbesondere bei mittelgroßen Unternehmen mit 50 bis 199 Beschäftigten beobachtet. Die Studienautoren führen dies unter anderem darauf zurück, dass kleinere und mittlere Unternehmen häufiger unter sogenannten „Outsourcing Failures“ leiden. „Outsourcing Failures“ sind Situationen, in denen die Erwartungen an das Outsourcing nicht erfüllt werden. Diese Erfahrung erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Rückverlagerung von Prozessen und Projektfeldern.
Die Aussage aus der Studie zu „Outsourcing Failures“ deckt sich auch mit meinen Beobachtungen. Einige vergangene Projekte von ScaleUp Factory glichen Feuerwehr-Einsätzen. Schnell musste eine inhouse Lösung implementiert werden, weil ein Dienstleister mit seinen Leistungen unter den Erwartungen geblieben ist. Besonders kritisch wird es, wenn es um lebenswichtige Infrastruktur geht. So geschehen bei Hermes – die gesamte Verwaltung des Unternehmens musste im Schnellverfahren migriert werden.
Aus pragmatischen und sicherheitstechnischen Gründen wurde die IT-Infrastruktur von Hermes zu Google Cloud migriert. Die operative Betreuung der Infrastruktur wurde ins Unternehmen zurückgeholt. Abgesehen von den technischen Herausforderungen, mussten auch die Mitarbeitenden des Unternehmens geschult und befähigt werden, die neue Struktur selbstständig zu betreiben. Dieses Beispiel zeigt, dass Insourcing auch eine Lernkurve bedeutet – und damit die Chance auf nachhaltige Kompetenzentwicklung bietet.
Insourcing ist kein Trend, es ist eine gute Option
Im Portfolio von ScaleUp Factory sind vorwiegend Insourcing Projekte, weil es der Philosophie unseres Unternehmens entspricht, laut der Studie der Hans-Böckler-Stiftung ist insgesamt aber von keinem Trend die Rede. Unter mehr als 1.000 Industrieunternehmen haben 28 Prozent der befragten Betriebe im betrachteten Zeitraum eine oder mehrere zuvor ausgelagerte Leistungen wieder ins Unternehmen zurückgeholt. Gleichzeitig gaben 33 Prozent an, neue Leistungen ausgelagert zu haben. Bei 13 Prozent fanden Ein- und Ausgliederung sogar parallel statt.
Insourcing wird sowohl strategisch als auch operativ eingesetzt. Wie immer ist es eine Frage der Kosten-Nutzen-Abwägung. Im nächsten Kapitel setze ich mich mit den Entscheidungsprozessen auseinander und beleuchte einige Faktoren, die oft übersehen werden.
Vorteile und Risiken von Insourcing
Der Faktor Zeit ist entscheidend, um die Chancen und Risiken adäquat abzuwägen. Die kurzfristigen, mittelfristigen und langfristigen Effekte können sehr unterschiedlich ausfallen und müssen zwingend beachtet werden. Ressourcenmanagement, die Balance zwischen Kontrolle und Flexibilität, Tempo, Qualitätssicherung und nicht zuletzt die Teamdynamik – all das sind Variablen, die in Abhängigkeit vom zeitlichen Faktor unterschiedlich wirken.
Kurzfristig kann Insourcing zusätzliche Spannungen erzeugen. Eine temporäre Überlastung der Belegschaft und ein erhöhter Kommunikationsaufwand, insbesondere in arbeitsintensiven Phasen, erhöhen das Risiko einer Leistungsminderung. Mit klaren Übergabeszenarien oder unterstützenden Strukturen, wie ScaleUp Teams, kann dieses Risiko reduziert werden.
Mittelfristig entfalten sich Potenziale: Unternehmen gewinnen Einblick in ihre Abläufe, erkennen Optimierungsmöglichkeiten und können Team- oder Prozesslücken gezielter schließen. Vorhandene Kompetenzen werden sichtbar – und oft auch neu aktiviert.
Langfristig ist Insourcing ein strategischer Hebel zur Stärkung der Eigenständigkeit. Unternehmen, die Prozesse intern abbilden, reduzieren externe Abhängigkeiten, bauen nachhaltige Kompetenzen auf und steigern ihre unternehmerische Reaktionsgeschwindigkeit. Gleichzeitig eröffnen sich neue Spielräume und Entwicklungsmöglichkeiten.
Wichtig ist daher: Insourcing ist keine Entweder-oder-Frage, sondern hängt von der jeweiligen Zielsetzung ab. Wie effektiv Insourcing ist, entscheiden Timing und organisatorische Reife. Wer Insourcing lediglich als Kostentreiber betrachtet, verkennt seine strategischen Potenziale. Wer es überhastet umsetzt, riskiert operative Reibungsverluste.
Im nächsten Schritt zeige ich, wie Sie den Einstieg ins Insourcing gestalten können – ohne Ihr Tagesgeschäft zu gefährden.
Wann lohnt sich Insourcing
Salopp gesagt:
Bisher schien es nur zwei Optionen zu geben: Entweder stellte das Unternehmen die benötigten Mitarbeitenden ein und gründete ggf. neue Abteilungen (klassisches Insourcing) oder es beauftragte eine Agentur (klassisches Outsourcing). In der Regel war die Agentur die sicherere und günstigere Wahl. Eine weitere Option ist das kurzfristige Insourcing (Short Term Insourcing), das im DACH-Raum bisher wenig Anwendung fand, jedoch viele Chancen und Vorteile bietet.
Kurzfristiges Insourcing als Alternative zu Agentur
Gerade bei sensiblen oder strategisch wichtigen Projekten, die Entwicklungsarbeit erfordern, ist das kurzfristige Insourcing eine sinnvolle Alternative zum Outsourcing an eine Agentur. Die fehlenden internen Ressourcen kann das Unternehmen mithilfe eines ScaleUp Teams kompensieren. So fließen unternehmensinterne Impulse direkt in die Arbeits- und Entwicklungsprozesse ein. Proaktive Vorgehensweisen fördern die Entwicklung von Know-how, Abläufen und Kommunikationsstrukturen. Das Beste am kurzfristigen Insourcing: Sie behalten die volle Kostenkontrolle und haben den vollen Überblick über die Arbeitsabläufe – und das ohne dauerhafte Verpflichtungen.
Agiles Projektmanagement bringt mehr Flexibilität und Transparenz
Bei neuartigen Projektvorhaben stößt die klassische Projektplanung in der Umsetzungsphase an ihre Grenzen, da Proof of Concept und Realisierung parallel verlaufen. Statische Pläne lassen nur sehr wenig Spielraum für operative Anpassungen. In solchen Fällen ist agiles Projektmanagement besser geeignet, insbesondere, wenn Projekte explorative Komponenten beinhalten. Eine häufige Kommunikation, kurze Reaktionszeiten und die Neuzuteilung der Ressourcen nach Bedarf können bei der Zusammenarbeit mit einer Agentur nur selten umgesetzt werden. Bei der Umsetzung von Projekten im eigenen Haus hat das Unternehmen mehr Flexibilität und eine bessere Kostenkontrolle.
Inhouse Projekte bringen Know-how in Ihr Unternehmen
Agenturen bewahren ihr Wissen verständlicherweise geheim, denn es ist ihr Kapital. Wenn Sie Projekte outsourcen, gelangt das Wissen der Agentur nie in Ihr Unternehmen, da die Kommunikation eine Blackbox ist. Durch Insourcing hingegen sammeln Sie Know-how in Ihrem Unternehmen an. So können Sie die zukünftigen Leistungen der Agentur besser einschätzen und Ihre Mitarbeitenden können die notwendigen Leistungen im Falle einer Delegierung besser eingrenzen. Das führt zu besseren Ergebnissen und einer besseren Kostenkontrolle.
Inhouse Projekte führen zur Entwicklung Ihrer Unternehmenskultur
Die Durchführung von Projekten im eigenen Unternehmen trägt zur Entwicklung und Manifestation der Unternehmenskultur bei. Dadurch verbessert sich einerseits der Zusammenhalt im Unternehmen und andererseits die interne und externe Kommunikation. Die Unternehmenskultur wird im gesamten Unternehmen gepflegt und weiterentwickelt. Dafür ist eine enge Zusammenarbeit notwendig. Die Reflexionsphasen nach abgeschlossenen Projekten führen zu Entwicklungsschüben.
Selbstwirksamkeit stärkt den internen Zusammenhalt
Erfolgserlebnisse sind der Kitt, der alles zusammenhält: Sie motivieren und aktivieren die Mitarbeitenden. Das führt unmittelbar zu mehr Selbstbewusstsein, Produktivität und Kreativität. Entscheidungen, Lenkprozesse und Zusammenarbeit machen Talente sichtbar und erleichtern die Rollenverteilung bei zukünftigen Projekten.
Kurzfristiges Insourcing bringt viele unmittelbare Vorteile mit sich und hat auch positive Auswirkungen auf die langfristige Entwicklung des Unternehmens. Wenn Sie für Inhouse-Projekte operative Unterstützung benötigen, dann ist die ScaleUp Factory Ihr Partner. Bei kurzfristigem Insourcing fusioniert unser Team mit Ihrem Inhouse-Team, wodurch Sie noch mehr Umsetzungskraft entwickeln. Außerdem teilen wir unser Know-how mit Ihren Mitarbeitenden. Dadurch entsteht ein symbiotischer Mehrwert, und Sie vermeiden eine Überlastung Ihres Teams. Prüfen Sie jetzt die Verfügbarkeit und die Kompatibilität.
Kurzfristiges Insourcing als “Weg Ebner” für das strategische Insourcing
Insourcing ist eine strategische Entscheidung, die mittel- bis langfristig wertvolle Möglichkeiten eröffnet. Kurz- und mittelfristig bedeutet Insourcing jedoch einen Investitionsaufwand und kann zu Zusatzbelastungen für die Mitarbeitenden führen. Überstunden oder Verzögerungen im Tagesablauf sind oft unvermeidbar. Zudem müssen neue Mitarbeitende gefunden werden, was lange Bewerbungsphasen, langes Onboarding und eine langfristige Planung erfordert. Dadurch verzögert sich der Return on Investment. Kurzfristiges Insourcing kann jedoch genutzt werden, um Change-Prozesse zu beschleunigen und Risiken zu reduzieren.
Vorteile von kurzfristigem Insourcing:
Kurzfristiges Insourcing mit einem ScaleUp Team
Die ScaleUp Factory hat sich auf Insourcing-Vorhaben spezialisiert. Wir wissen, worauf es ankommt und wo es zu Engpässen kommen kann. Unser Vorgehen ist sehr pragmatisch: Unser Team fusioniert mit Ihrem Inhouse-Team und ergänzt genau die Kompetenzen, die fehlen oder für die Projektdauer nicht abrufbar sind.
Das ScaleUp Team kann Ihr Team in Folgenden Bereichen operativ Untertützen:
Change Management
Wachstum bedeutet Veränderung, und Veränderung kostet Energie. In diesem Kapitel stelle ich kurz beste Praktiken im Change Management vor.
Involvieren Sie Ihre Mitarbeitenden in die Entscheidungsprozesse
Bei der Entscheidungsfindung sollten Sie Ihre Mitarbeitenden mit ins Boot nehmen – vor allem diejenigen, die am stärksten von der Entscheidung betroffen sind. Das vergessen viele CEOs leider zu oft. Bereits bei der Optionsfindung sollten möglichst viele Stakeholder einbezogen werden. Dieses Vorgehen verbessert die Auswahl der Optionen und verringert den nachfolgenden Analyseaufwand. Zudem steigert die Einbeziehung der Mitarbeitenden die Moral in der Belegschaft.
Nicht jede Sorge ist ein Nein
Widerstände sind selten ein kategorisches „Nein”, in den meisten Fällen sind es versteckte „Ja” mit Bedingungen. Kommunizieren Sie deshalb transparent, holen Sie aktiv Feedback ein und nutzen Sie kritische Stimmen, um Ihre Strategie zu schärfen. Proaktives Arbeiten bedeutet auch, Widerspruch zu akzeptieren. Gehen Sie davon aus, dass alle nach bestem Wissen und Gewissen handeln. Wenn Sie Widerstände verspüren, stellen Sie mehr Rückfragen, verlangen Sie Argumente und alternative Vorgehensweisen. Akzeptieren Sie jedoch kein Nein ohne Argumente und Alternativvorschläge. Dies blockiert Prozesse unnötig und drückt die Stimmung.
Große Ziele, kleine Schritte
Große Ziele und Visionen sind zwar wichtig für die Motivation, doch große Pläne gehen oft an der Realität vorbei. Daher sollten Sie das Ziel und den Startpunkt definieren, Methoden des agilen Projektmanagements nutzen und nur die nächsten sinnvollen Schritte konkret planen. Kleine Veränderungen erzeugen sichtbare Ergebnisse. Diese sorgen für Motivation und steigern das Vertrauen in den Erfolg. Arbeiten Sie mit Meilensteinen statt mit harten Deadlines und seien Sie offen für Anpassungen.
Fehler sind Ihre Lehrmeister
Fehlschläge sind ein wichtiger Bestandteil von Lernprozessen. Menschen lernen nur durch Trial and Error – eine positive Fehlerkultur ist daher eine Voraussetzung für Erfolg. Teams und Führungskräfte sollten lernen, offen über Herausforderungen und Fehlschläge zu kommunizieren. Hilfreich sind auch kurze Gespräche darüber, wie eine Aufgabe erledigt werden soll. Dabei geht es nicht darum, den Mitarbeitenden vorzuschreiben, wie sie zu arbeiten haben, sondern darum, Reflexionsprozesse zu aktivieren und proaktives Arbeiten zu fördern. Die Integration verschiedener Erfahrungen und Perspektiven in die Arbeitsprozesse verbessert die Ergebnisse.
Fazit
Insourcing ist keine kurzfristige Modeerscheinung, sondern eine strategische Antwort auf den zunehmenden wirtschaftlichen Druck. Das Versprechen: Sie erhalten mehr Kontrolle und Transparenz, während Ihr Unternehmen von mehr Geschwindigkeit und Kompetenz profitiert. Wer operative und kreative Stärke aufbauen möchte, muss bereit sein, Wissen, Verantwortung und Entscheidungsfreiheit im Unternehmen zu verankern. Der pragmatische Einstieg ist das kurzfristige Insourcing: Es schafft schnelle Ergebnisse, stärkt das Teamgefühl und liefert die Datenbasis für nachhaltige Veränderungen. Genau hier setzt die ScaleUp Factory an. Unser Team integriert sich nahtlos in Ihre Strukturen und bringt operative Power, Tempo und Know-how in Ihr Unternehmen. Starten Sie jetzt Ihr Insourcing-Vorhaben mit uns, prüfen Sie die Verfügbarkeit und entdecken Sie das Potenzial Ihres Teams.
